SENA
Lideré el rediseño UX/UI del portal de la Agencia Pública de Empleo del SENA —el principal intermediador laboral de Colombia— llevándolo de un sitio SharePoint desactualizado e inaccesible a un portal en producción que cumple la norma colombiana de accesibilidad NTC5854 y los lineamientos de usabilidad de MinTIC.
El portal corría sobre un SharePoint desactualizado: inadministrable, sin cumplimiento NTC5854 y con cambios de contenido hechos "en caliente" sobre producción.
Rediseñar el portal cumpliendo NTC5854 y MinTIC dentro de un SharePoint innegociable, con la UI comprometida para enero 2021 — en plena pandemia.
Inception remoto con tres áreas del SENA, 4 protopersonas, benchmark contra 4 competidores, nueva arquitectura de información (home + subsitios Personas y Empresas) y entrega de insumos front-end listos para desarrollo.
Portal en producción con NTC5854 validado contra el checklist oficial, buscador de vacantes con filtros y administración de contenidos autónoma.
El portal de la APE centralizaba información de empleo y servía de enlace a la plataforma transaccional de intermediación laboral, pero estaba construido sobre un SharePoint desactualizado: no era administrable de manera amigable, no cumplía la normativa colombiana de accesibilidad web NTC5854 y su imagen institucional estaba desalineada con la marca APE.
El resultado era predecible: cualquier cambio de contenido debía hacerse "en caliente" sobre producción —no existía ambiente de preproducción— impactando directamente la experiencia de los usuarios; las personas con discapacidad no podían usar el portal de una entidad cuya misión explícita incluye atender poblaciones vulnerables; y la cartelera de vacantes no permitía filtrar ni buscar como lo hacían los competidores directos (elempleo.com, Computrabajo, LinkedIn) que los propios usuarios usaban a diario.
El riesgo de negocio era real: la APE venía de generar 462.392 vinculaciones laborales en 2019, y en 2020 la pandemia disparó la demanda de intermediación mientras las cifras caían (95.060 a corte de abril 2020). Un portal inaccesible e inadministrable comprometía el mandato legal de la entidad —incluida la atención a víctimas bajo la Ley 1448 de 2011— y su posición como el operador con mayor índice de ubicación de empleos del Servicio Público de Empleo.
- Calendario contractual de entidad pública, con entrega de UI comprometida para enero 2021
- Insumos entregados listos para desarrollo (HTML, CSS, JS, SVG sobre Bootstrap), sin equipo de front dedicado en la fase de diseño
- Tres oficinas dueñas del portal (Empleo, Sistemas, Comunicaciones) más lineamientos externos de MinTIC e INCI
- SharePoint obligatorio — diseño resuelto con máster pages y componentes nativos; co-creación y research 100% remotos por COVID-19
Los buscadores de empleo y empresarios debían encontrar, filtrar y postularse a vacantes de forma autónoma a través del portal, en lugar de depender del canal presencial de las oficinas regionales — especialmente durante las restricciones de la pandemia. En paralelo, el equipo de la APE debía poder administrar contenidos sin intervención técnica y sin arriesgar la operación en producción.
El sistema lo hacía difícil. El SharePoint heredado imponía la fricción en ambos frentes: usuarios sin filtros de búsqueda ni accesibilidad, y administradores obligados a editar en producción sin ambiente de pruebas.
Ejecuté un inception de UX con sesiones remotas con los stakeholders del SENA. La justificación técnica del propio SENA documentaba que el portal "no es administrable de manera amigable" y estaba "desactualizado en imagen, en funcionalidad y sin poder cumplir la NTC5854". El mapa de actores y las 4 protopersonas revelaron que los usuarios comparaban a la APE contra elempleo.com y Computrabajo (Ley de Jakob). La evaluación heurística y el benchmark contra 4 competidores evidenciaron pérdidas en encontrabilidad, jerarquía y confianza visual. Y el perfil de Óscar —población vulnerable, sin correo electrónico— hizo tangible que la accesibilidad no era un checklist normativo sino la diferencia entre incluir o excluir al segmento que la APE tiene mandato legal de atender.
Construidas desde patrones de comportamiento reales en co-creación con los stakeholders que atienden usuarios a diario — no arquetipos ficticios.
Jaime
35Busca activamente en elempleo.com, Computrabajo, LinkedIn y Torre.
Vacantes acordes a su cargo, asesoría y acompañamiento gratuitos.
Milena
36Combina búsqueda de contratos con interés en emprender.
Ofertas que suplan contratos caídos y remisión al área de emprendimiento.
Yamile
30Publica vacantes y preselecciona candidatos para su empresa.
Alianza ágil de intermediación laboral y candidatos pertinentes.
Óscar
40Siempre ha trabajado por recomendación; contacta oficinas temporales en persona.
Servicio gratuito, visibilidad regional y orientación con enfoque diferencial.
Inception con stakeholders y definición del problema
Facilité sesiones remotas de planeación, estructura, diseño y mensaje con las tres áreas del SENA, combinando JTBD, Design Thinking y Lean UX en un doble diamante. Con tres oficinas dueñas del portal y lineamientos externos (MinTIC, INCI), el mayor riesgo era construir sobre requisitos contradictorios: necesitaba alineación antes que pixeles. Decisión: el problema no era solo estético — la arquitectura de información y la administración del contenido eran las causas raíz. Alcance en tres frentes: portal claro y accesible, buscador competitivo y administración autónoma.
Protopersonas, mapa de actores y benchmark
Construí 4 protopersonas (metodología de Alan Cooper) en co-creación con los stakeholders, mapeé el ecosistema de roles y ejecuté coolhunting/benchmarking contra 4 competidores más evaluación heurística del sitio actual. Sin presupuesto ni tiempo para research primario extensivo en pandemia, las protopersonas validadas con quienes atienden usuarios a diario eran la vía más rápida a evidencia útil. Hallazgo: los cuatro perfiles cubrían un espectro de afinidad digital extremo — de fotógrafa freelance a agricultor sin correo — lo que convirtió accesibilidad y simplicidad en el criterio de diseño dominante, por encima de la novedad visual.
Arquitectura de información y flowmaps
Rediseñé la estructura en un home principal más dos subsitios (Personas y Empresas), con flowmaps de solución y categorización de contenidos. Los dos públicos tienen jobs opuestos —encontrar empleo vs. encontrar talento— y mezclarlos en un solo home era la fuente principal de ruido. La separación permitía además heredar los componentes obligatorios del portal SENA (PQRS, chat, transparencia) sin contaminar los flujos de tarea. Decisión clave: el buscador de vacantes con filtros (salario, ciudad, perfil ocupacional, tipo de vinculación) debía estar en el home principal, no detrás de un login — era el gancho para competir con los portales privados.
Propuesta UI e insumos de desarrollo
Diseñé la UI completa (home principal, home Personas, home Empresas, plantillas internas) sobre el manual de imagen APE 2020 y el kit Microsoft Web Fluent, y entregué los insumos front-end (HTML, CSS, JS, SVG sobre Bootstrap) al equipo de desarrollo. SharePoint era innegociable: diseñar contra sus máster pages y componentes nativos desde el inicio evitaba el clásico rediseño que muere en implementación, y entregar código —no solo mockups— redujo la pérdida de fidelidad. Cada componente se validó contra el checklist NTC5854 (36 criterios) y las directrices MinTIC (56) durante el diseño, no como auditoría posterior.
La accesibilidad dejó de ser un requerimiento y pasó a ordenarlos todos
El plan inicial trataba la accesibilidad como un requerimiento más de la lista (el #1 de 52). Al construir el perfil de Óscar y revisar el mandato de atención a víctimas (Ley 1448), quedó claro que era el requerimiento que ordenaba todos los demás: el mapa de oficinas (JSON no accesible → tabla plegable alternativa), la producción de PDFs accesibles y la jerarquía tipográfica se resolvieron desde ese criterio.
| Dolor documentado | Respuesta de diseño |
|---|---|
| Cartelera de vacantes sin filtros ni búsqueda | Buscador con filtros (salario, ciudad, perfil ocupacional, tipo de vinculación) en el home, sin login |
| Sin cumplimiento NTC5854 — portal inusable para personas con discapacidad | 36 criterios validados componente a componente durante el diseño, no como auditoría posterior |
| Cambios "en caliente" sobre producción | Arquitectura QA · preproducción · producción, con administración autónoma sobre componentes nativos |
| Imagen institucional desalineada con la marca APE | UI sobre el manual de imagen APE 2020 + kit Microsoft Web Fluent |
| Mapa de oficinas en JSON no accesible | Tabla plegable alternativa accesible para lectores de pantalla |
| Dos públicos con jobs opuestos mezclados en un solo home | Home principal + subsitios Personas y Empresas con flujos separados |
Sin línea base cuantitativa de uso, el resultado se mide contra el estado del portal anterior y los criterios normativos que condicionaban la aprobación del Comité Técnico GGSI.
Antes / Después
| Antes | Después | |
|---|---|---|
| Accesibilidad NTC5854 | Sin cumplimiento | Validado · checklist GTI-F-018 |
| Ambientes | Solo producción — cambios en caliente | QA · Preproducción · Producción |
| Buscador de vacantes | Sin filtros ni búsqueda | Filtros: salario · ciudad · perfil · vinculación |
| Administración de contenidos | Dependiente de intervención técnica | Autónoma para el equipo APE |
El cumplimiento NTC5854 fue validado contra el checklist oficial del anexo GTI-F-018 — un requisito que el portal anterior no podía cumplir.
- De SharePoint sin cumplimiento NTC5854 a portal en producción con accesibilidad validada contra el checklist oficial
- De cambios "en caliente" sobre producción a arquitectura QA · preproducción · producción con administración autónoma
- De cartelera sin filtros a buscador de vacantes competitivo en el home, sin login — al nivel del estándar que los usuarios ya conocían
- De imagen desalineada a UI construida sobre el manual de imagen APE 2020
- De la accesibilidad como requerimiento #1 de 52 a criterio que ordenó todas las decisiones de diseño
El SENA aprobó la propuesta de diseño y los insumos. El portal pasó por el protocolo de paso a producción (documento de arquitectura, resultados de pruebas funcionales y técnicas, hoja de vida de la aplicación) y quedó operando en agenciapublicadeempleo.sena.edu.co como puerta de entrada a la plataforma transaccional de intermediación laboral, con administración de contenidos autónoma para el equipo APE.
Habría negociado desde el inception una línea base de métricas de uso (tasa de uso del buscador, conversión hacia la plataforma transaccional, visitas por sección) para demostrar el impacto del rediseño con datos y no solo con el hito de salida a producción. El requerimiento de analítica (UTM, conteo de visitas y clics) existía en la matriz — pude haberlo capitalizado como instrumento de medición del diseño.
Diseñar dentro de SharePoint protegió la administrabilidad —el dolor número uno del cliente— pero limitó hasta dónde podía llegar la experiencia del buscador de vacantes frente a los portales privados con los que los usuarios comparaban a la APE. La brecha entre "cumplir el estándar que el usuario espera" (Jakob) y "lo que la plataforma permite" quedó administrada, no eliminada.
